El proceso de elaboración de las notas de gastos

La gestión de la nota de gastos implica varias fases o pasos, que van desde la generación de gastos hasta la contabilización de éstos. Estas diferentes etapas implican tanto al trabajador en movilidad como al Departamento de Administración y Finanzas.

La hoja de gastos es el documento más importante de justificación de dietas de los empleados. Por este motivo es una pieza clave en los procesos de gestión de gastos y su óptima elaboración y validación es muy importante para conseguir ahorrar y optimizar costes.

Para poder gestionar este documento de forma correcta, es muy importante tener claro todo el proceso y las partes que lo componen. Así pues, podemos diferenciar tres grandes fases:

1. La redacción de la nota. Normalmente la efectúa el trabajador que ha realizado los gastos, tomando como referencia las facturas o los tiques que ha ido recopilando. Esta fase del proceso incluye tanto los tiques de los viajes planificados con anterioridad como el reporte de los gastos que han tenido lugar durante el desplazamiento.
2. Supervisión de la misma. A través de un auditor (interno y/o externo), la empresa comprueba que esos gastos sean reales y se ajusten a las políticas establecidas. Esta tarea se suele realizar a final de mes, cuando los trabajadores realizan y envían sus hojas de gastos.

​​Esta fase consta de dos partes: La primera, que es puramente documental, se basa en revisar las notas de gastos recibidas para comprobar que no haya errores al redactarla, que haya todos los justificantes necesarios y que lo reportado se corresponda con los gastos reales. Y la segunda parte se basa en la verificación; es decir, el supervisor tiene que comprobar que los gastos reportados se ajusten a las políticas de gastos establecidas.

Ambas partes se suelen realizar al mismo tiempo, el supervisor controla la parte documental y la política de gastos conjuntamente. Una vez comprobados los documentos en sí y su seguimiento de política de gastos, el supervisor procede a validar o denegar la nota de gastos.

3. Incorporación de los datos en la contabilidad general de la empresa y a otros sistemas de gestión. Esta fase consiste en trasladar los datos ya aprobados de las notas de gastos al sistema de contabilidad de la compañía para proceder, después, al reembolso de cada empleado.

Finalmente nos quedará hacer el reporting, es decir, utilizar la información y los datos disponibles en las hojas de gastos para poder tomar mejores decisiones y optimizar costes. Para esto será necesario tener la información correctamente clasificada y categorizada.

Si quieres saber más sobre las hojas de gasto, Captio ha publicado una infografía titulada “Las 7 cosas que nunca pensarías de tu hoja de gastos”. En este documento se resumen visualmente todas las curiosidades de las notas de gastos y el uso que hacen las empresas españolas de ellas referente a la gestión de los viajes.